27 правил делового общения по электронной почте

Добавьте подпись

10. Добавьте подпись

В отличие от приветствия и прощания, подпись в электронном письме может добавляться автоматически. Достаточно только включить данную функцию. Добавьте в подпись немного информации о себе и контакты. Это действительно помогает собеседнику узнать о Вас больше и поможет связаться с Вами в будущем.

11. Позаботьтесь об автоответчике

Несколько раз в год, когда я нахожусь в отпуске или на отдыхе, и вдалеке от своей электронной почты. Как упоминалось в пункте 4 оставлять без ответа Ваши электронные письма абсолютно невежливо. В таком случаи есть один выход – это «Автоответчик». Я включаю его, чтобы люди в мое отсутствие знали, что я не нахожусь на рабочем месте и смогу ответить, когда вернусь.

Читайте также на www.Ivetta.ua – Как Сохранить Высокий Уровень Обслуживания Клиентов

12. Аккуратнее выбирайте ссылки

Хакеры нашли новый способ распространение вирусов и вредоносного программного обеспечения к приложениям и ссылкам. Отправляя электронные письма, Вы должны гарантировать, что переходы по ссылкам и прикрепленные файлы абсолютно безопасны. Кроме того, старайтесь избегать многочисленных переходов по сообщениям и никогда не пересылайте ничего от неизвестных отправителей.

13. Краткость – сестра таланта

Многие деловые люди настолько заняты, что читать длинные письма у них просто не хватает времени. Поэтому, отправляя электронные письма и ведя переписку, сохраняйте содержание предыдущих писем, чтобы получатель мог быстро вспомнить, о чем Вы разговаривали прежде и также быстро ответить Вам.

14. Поиск работы: резюме и сопроводительное письмо

При поисках работы, этикет электронной переписки также имеет большой значение. Присылая письма потенциальным работодателям, убедитесь, что Вы добавили резюме и сопроводительное письмо. Как правило, они должны прилагаться в обязательном порядке.

15. Всегда интересуйтесь, прежде чем прикреплять файлы

Причина, по которой многим компаниям не нравятся прикрепленные файлы – это то, что они занимают много места. А, как известно, компании платят за это, и места для хранения файлов и информации у них ограниченное. Так что, прежде чем прикреплять большие файлы и документы, всегда спрашивайте разрешения у получателя.

16. Когда ирония имеет место быть?

Ирония – популярная форма комедии, характерна для большинства людей. Однако в деловой переписке, стоит избегать ее. Ирония в любой письменной форме может быть неправильно разъяснена получателем, и в худшем случаи может быть воспринята в качестве агрессии. Избегайте иронии в электронных письмах, отправляемых Вашей компанией.

17. Правильный шрифт

Электронная почта компании – это не презентация Вашего школьного проекта в PowerPoint. Оставьте необычные шрифты на любой другой случай. Мало того, что это считается абсолютно непрофессиональным, в некоторых компаниях эти шрифты могут быть и вовсе нечитабельны.
Шрифты для профессионального использования:

  • Times New Roman
  • Georgia
  • Veranda
  • Arial
  • Book Antiqua
  • Calibri

18. Используйте файлы, доступны для всех пользователей

Неизвестные типы файлов могут доставить трудность в прочтении отправленных Вами файлов. Форматы файлов, доступны для всех пользователей ПК – это документы в формате PDF, .doc, .txt или .jpeg. Именно эти типы файлов обычно доступны для большинства операционных систем.