27 правил делового общения по электронной почте

Даже после появления социальных СМИ и массовой популяризации общения текстовыми сообщениями, электронная почта остается способом коммуникации, которая преобладает в сфере профессиональных отношений. Это возможность давать поручения, сообщать об увольнениях, и более того, не находясь лицом к лицу с потребителями, многие компании используют электронной почту как инструмент производительности бизнеса. Однако бывают случаи, когда профессионализм выходит за рамки принятого и о правилах этикета просто забывают. Сегодня я ознакомлю Вас с 27 правилами этикета при обмене почтовыми сообщениями для деловых людей.

27 Правил Делового Общения по Электронной Почте

1. Приветствие и прощание

Я никогда не начинаю письмо в электронной почте непосредственно с содержания. Электронная почта всегда начинается с имени получателя или звукового введения. В начале письма следует обратиться к получателю по имени (например, Здравствуйте, Петр Иванович), этим Вы дадите понять, к кому именно Вы обращаетесь. Когда Вы заканчиваете свое письмо, обязательно говорите «Спасибо», «До свидания», чтобы показать уважение к собеседнику.

2. Правильное время для звонков

Не все переговоры проходят по электронной почте. Как только в разговоре упоминаются какие-то специфические детали, в дело приходит телефонный разговор. Именно он поможет предотвратить недоразумения и даже ускорить процесс Ваших дел. Особенно важно переходит на общение по телефону, если встреча, запланированная по электронной почте, отменяется.

3. Пунктуация

Профессионализм также включает в себя элементарные правила пунктуации. В обычной почтовой переписке в 95% письма Вы должны использовать точки и вопросительные знаки. Восклицательные знаки оставьте на случай, если Ваш разговор более дружеский и Вы лично знакомы с собеседником.

4. Время идет

Если речь идет о ведении бизнеса, никогда не заставляйте получателя ждать Вашего ответа больше чем 2 дня. Ожидание электронного ответа, также как и телефонного звонка, может препятствовать ведению Ваших дел. В конце концов, именно поэтому Вы используете электронную почту, а не почтовые письма, которые нужно ждать неделями.

5. Пишите грамотно

В деловой переписке грамматика и правописание должны быть двумя дополняющими друг друга правилами. Даже при том, что главное в письме – это его содержание, будьте уверены, грамотно построенное письмо убедит Вашего собеседника, что Вы ведете дела серьезно и ответственно. У большинства сервисов электронной почты есть свои настройки правописания и проверки грамматики. Не забывайте о них!

6. Учитывайте культуру компании

Давайте будем честны – несмотря на то, что грамматика и характер письма должны быть на профессиональном уровне, мы все равно должны брать во внимание саму компанию, с которой связываемся. Электронные письма о деловых вопросах между более простыми компаниями будут, конечно, отличаться от, скажем, писем в Администрацию президента. Следя за правильностью написания электронного письма, не забывайте проявлять также дружелюбные флюиды.

7. Сформируйте идеальную тему сообщения

Первое, что видит получатель письма – это тема сообщения. Откровенно говоря, прежде чем прочитать само письмо, многие компании определяют важность его согласно теме сообщения. Удостоверьтесь, что Вы не употребили прописных букв в теме письма, а составили его кратко и по существу.

8. Избегайте массовой рассылки ответов

Ничто не смущает больше, чем отправка массового ответа на электронное письмо, которое предназначено лишь для конкретного собеседника. Это – результат переписки, начатой одновременно со многими получателями. Отвечая, у Вас будет выбор функция «Ответить» лишь одному конкретному собеседнику, или «Ответить всем» – функция, которая отправит Ваше сообщение сразу всем собеседникам. Будьте бдительны и перед отправкой проверяйте все.

9. Сохраняйте приватность

Возможны ситуации, когда Вам необходимо будет отправить одно письмо сразу многим получателям, которые могут быть не знакомы друг с другом. В таком случаи Вам нужно позаботиться о том, чтобы в строке «Получатель» не было показано адресов других получателей. Для этого используйте специальную функцию «слепая копия», чтобы предотвратить возможные недоразумения.