27 правил делового общения по электронной почте

Отправка электронной почты

19. Разделяйте работу и личную жизнь

Использовать электронную почту компании для рассылки писем друзьям и родственникам – совсем не мудрое решение. Она предназначена лишь для переписки с коллегами и деловыми партнерами. Причины для этого две: этим Вы поддерживаете профессиональное предназначение своего почтового ящика и не расстраиваете попусту свободную память для хранения писем.

20. Убедитесь, все ли в порядке с Вашей электронной почтой

Если вдруг Вы не получили ответ от партнера, возможно причина в их занятости. Вопрос в том, получили ли они Ваше сообщение. Подождите неделю-полторы, если конечно позволяет время, и отправьте повторное письмо или перезвоните лично.

21. Излагайте свои мысли четко

Когда у получателя остается всего минута свободного времени на прочтение Вашего письма, Вы должны составить свое сообщение кратко и по существу. Вначале письма сообщите вкратце, что именно Вы хотели бы сообщить своему собеседнику или написать главные вопросы, на которые Вы бы хотели получить ответ. А далее Вы можете более подробно описать содержание своего электронного письма.

22. Подключите электронную почту к мобильному телефону

Чтобы предотвратить долгое ожидание ответа для Ваших отправителей, подключите свою электронную почту к мобильному телефону. Благодаря этому Вы сможете в любое время получать письма и отвечать на них вовремя. В большинстве смартфонов можно без проблем установить такую функцию.

23. Сокращения в письмах

Возможно, для новых знакомых какие-либо сокращения в письмах могут быть абсолютно непонятными. Но для коллег Вашей компании – это может стать отличным помощником. Например, сокращение «ОНН» («Ответ не нужен») позволит Вашим коллегам понять, какое сообщение является более важным, а какое менее и даже не требует на него ответа.

24. Оповещение

Очень легко забыть о встрече, о которой было договорено по электронной почте. У большинства почтовых клиентов нет функции «Оповещение». Это значит, что эта ответственность лежит на Ваших плечах (создание специальных оповещений о встречах и т.д.).

25. Разница во времени

Вы договаривались о звонке или о встрече по электронной почте, а собеседник не объявился в назначенное время. Возможно, Вы находитесь в Москве, а Ваш партнер и вовсе из Австралии, тогда следует учитывать разницу во времени. Будьте уверенны, что Вы учли этот факт во избежание негативных последствий.

26. Проверяйте свой календарь

Чтобы не попасть в неловкую ситуацию, обязательно проверяйте календарные праздники Ваших партнеров. Возможно, Вы находитесь в стране, где Рождество празднуют в январе, а Ваш партнер живет в католической стране. В таком случае было бы не разумно назначать встречу на 24-е декабря, в то время как все Ваши коллеги работают в обычном режиме.

27. Сообщите коллегам о правилах этикета

Следование правилам этикета принесет огромный успех Вашей компании. Но если придерживаться этим правилам будете только Вы, то это отобразиться на ходе Ваших дел негативно. Поэтому проинформируйте своих сотрудников о существующих правилах этикета при общении по электронной почте.

А были ли у Вас случаи, когда Ваш правильный этикет при общении электронными письмами оставил приятное впечатление на получателя? А может у Вас случалось совсем наоборот?