7 советов для успешного проведения бизнес встречи

В зависимости от того, сколько встреч вы проводите в течение месяца, вы можете уже быть профессионалом в этом деле. Однако, если для вас подобное в новинку, советую взглянуть на следующий список. Вот 7 советов для успешного проведения бизнес встреч, которые могут вам пригодиться.

Деловая встречаФото: inglesa / flickr

1. Позвольте каждому сидящему за столом высказаться, если им захочется

Не все захотят высказаться во время совещания, но все же будет прилично спросить каждого. Это даст всем ощущение участия в дискуссии, а не то, как будто им нужно просто сидеть и слушать.

2. Продумайте способы подачи информации

Диаграммы, графики, слайды, карточки – это самые удачные примеры подачи информации для тех людей, которые воспринимают ее визуально. Что касается тех, кто воспринимает информацию вербально – предоставьте им достаточно времени для обсуждения и восприятия информации.

3. Установите правила и распределите роли

Правила, которые должны быть оговорены сразу же, включают в себя такие примеры как: быть на совещании вовремя или ждать своей очереди, чтобы высказаться. Большинство людей придет к началу встречи и будет заниматься своими делами, пока другие будут говорить. Однако, вам следует установить некоторые рамки, определяющие то, как вы собираетесь провести совещание. Более того, когда вы распределите роли, с ваших плеч упадет большая доля ответственности и вы сможете сосредоточиться на основных вопросах встречи. Дайте кому-нибудь задание следить за временем, а другому делать записи о ходе совещания, которые потом могут быть розданы всем участникам и отправлены в архив.

4. Помните о цели встречи

Нет ничего плохого в том, чтобы проводить встречи для того, чтобы просто отметиться. Но если это единственная причина, то убедитесь, что отметили каждого отдельно взятого человека. Если у встречи есть специфичная цель, то убедитесь, что она понятна всем, и работайте на ее достижение.

5. Создайте место, на котором можно разместить список не оговоренных вопросов

бизнес встреча
Фото: iconocl / flickr

Если не каждому удастся высказать своё мнение, то этим людям может показаться, что совещание прошло не совсем успешно. Однако, если вы предоставите специальное место, где они могли бы написать свои вопросы, которые так и не были заданы, у них создастся впечатление что эти темы все таки были подняты на встрече. Раздайте каждому по одному или два маленьких листочка, на которых они могут написать вопросы (к примеру на стикерах). Далее, эти листочки можно прикрепить на лист большего размера на стене. Убедитесь, что в конце дадите ответ на каждый из написанных на нем вопрос.

6. Убедитесь, что все “находятся на одной странице”

Если один человек считает, что это совещание по поводу установки торгового автомата в комнате отдыха, а другой что оно про доработку основных пунктов определенного проекта, тогда могут возникнуть проблемы. Каждый из них направляется на совещание с разными мыслями в голове, и кто-нибудь из них будет основательно сбит с толку в первые минуты. Укажите цель совещания в памятке для ее участников и опять же оговорите ее в начале встречи.

7. Пробегитесь по своим заметкам за ночь до встречи

Если вы будете знать то, что у вас написано в заметках, то у вас будет больше времени на установление зрительного контакта с работниками. Таким образом, каждый будет слушать вас внимательно, и никто не будет сидеть с отсутствующим лицом. Если вы пробежитесь по своим заметкам перед совещанием, то у вас будет время сделать необходимые изменения,
вместо того, чтобы стоять с потерянным видом прямо посреди совещания.

Какой из этих 7 советов вы думаете будет вам более полезен?